Acteva Cabinet coudenc, expertise comptable, gestion patrimoine, commissariat aux comptes

Frais professionnels et frais d'entreprise

Les sommes versées en contrepartie ou à l’occasion du travail sont soumises à cotisations, à l’exclusion des sommes représentatives de frais professionnels (article L 242-1 DU Code de la Sécurité Sociale).

Frais professionnels = charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.

A/ Le remboursement des dépenses réelles sur justificatif des frais inhérents à l’emploi du salarié (ou de leur prise en charge directe par l’employeur)

Relèvent exclusivement de cette catégorie, donc ne peuvent pas faire l’objet d’allocations ou de remboursements forfaitaires, les quatre catégories de dépenses suivantes :

  • Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail ;
  • Les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation de NTIC ;
  • Les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié ;
  • Les frais engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle à l’étranger.
  • Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail

Le nouvel arrêté prévoit que les frais engagés par le salarié en situation de télétravail, régie parle contrat de travail ou par convention ou accord collectif, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérente à la fonction ou à l'emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l'employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur.

Trois catégories de frais peuvent être identifiées :

Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel.
Quote-part de la valeur réelle au prorata de la superficie :

Frais fixes : Loyer ou, à défaut, valeur locative + taxes (habitation, foncière, locale) + charges de co-propriété + assurance multi-risques habitation.

Frais variables : chauffage ou climatisation, électricité. 

Les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique
Dépenses d'acquisition du mobilier (bureau/fauteuil ergonomiques, lampe de bureau, étagères, meubles de rangement).

Le télétravail, tel que défini par l’accord cadre signé le 16 juillet 2002 entre patronat et syndicats européens – pris en application de l’alinéa 2 de l’article 139 du Traité d’Amsterdam, est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information, dans le cadre d’un contrat ou d’une relation d’emploi dans laquelle un travail qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur , est effectuée hors de ces locaux, de façon régulière.

Le télétravail est volontaire pour le travailleur et l’employeur concernés. Il fait partie du descriptif initial du poste ou les parties peuvent s’y engager par la suite.

L’employeur fournit au télé travailleur les informations écrites pertinentes se rapportant notamment à des renseignements relatifs aux conventions collectives applicables, à une description du travail à réaliser, aux conditions de rattachement professionnel, aux modalités de l’organisation du travail. 

Les frais engagés par le salarié pour les NTIC
Même principe (ordinateurs, téléphones portables, accès internet : achats, locations abonnements et locations) : 

  • la valeur réelle
  • la part professionnelle est déterminée d’après déclaration faite par le salarié du nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total
  • Pour le matériel amortissable, la déduction doit suivre le rythme d’amortissement.
 

Les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié

Remboursement uniquement sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, sous réserve qu’elle sont justifiées (production de factures acquittées). 

  • Frais de déménagement proprement dits 
  • Frais de transport et d’hôtel du salarié et des autres personnes occupant le domicile lors du déplacement ou lors du déménagement entre l’ancienne et la nouvelle résidence.
  • Frais de déplacement nécessaires à la recherche d’un nouveau logement dans la limite de trois voyages de reconnaissance, comprenant le séjour et les titres de transport du salarié et d’une deuxième personne accompagnante
  • Frais de garde-meuble.

B/ L’indemnisation sur la base d'allocations forfaitaires

Les allocations forfaitaires pour frais de repas ;

Les frais de transport domicile/lieu de travail

  • Les allocations forfaitaires de grand déplacement. 
  • Les allocations forfaitaires pour frais de repas
  • Les indemnités de restauration sur le lieu de travail à 5 Euros par repas

Lorsque le salarié est contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail, en raison des conditions particulières de travail = travail en équipe, travail posté, travail continu, travail en horaire décalé ou de nuit = chaque fois que le temps de pause réservé au repas se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l’entreprise (prime de panier). 

Les indemnités de repas, lorsque le salarié est en «petit» déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence 15 Euros par repas 
Les indemnités de repas ou de restauration hors des locaux de l’entreprise : à 7,5 Euros par repas

Salariés occupés sur des chantiers, des entrepôts, des ateliers extérieurs ou en déplacement sur un autre site de l’entreprise, lorsqu’il n’est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession les obligent à prendre ce repas au restaurant (indemnité de casse-croûte).

Toutes les indemnités qualifiées de casse-croûte sont assimilables à une indemnité de restauration hors des locaux de l’entreprise exonérée de cotisations si les circonstances de fait se trouvent établies (travail hors des locaux de l’entreprise, salariés occupés sur des chantiers, des entrepôts, des ateliers extérieurs…)…

La circulaire précise que les indemnités de casse-croûte versées en application d’une convention collective nationales ont assimilées à des indemnités de restauration hors des locaux de l’entreprise. Lorsque le chauffeur routier est contraint de prendre un casse-croûte et un repas au restaurant au cours de son déplacement à des heures précises décalées dans le temps – chauffeur routier qui débute son travail avant 5 heures du matin ou qui conduit au moins quatre heures entre 22 heures et 7 heures du matin – et que l’employeur verse au salarié les deux indemnités en application de la convention collective, ces indemnités sont considérées être utilisées conformément à leur objet, et peuvent être déduites de l’assiette de cotisations (reprise d’une dérogation prévue dans une lettre ministérielle du 11 février 1985).

Celles-ci peuvent continuer à ajouter aux indemnités de15 ou 7,5 Euros, une indemnité de trajet aller et retour calculée par tranche de kms, sur la base de l’indemnité kilométrique fiscale pour un véhicule de 4 CV (0,415 €) divisée par deux.

Trajet aller-retour Montant € Trajet aller-retour Montant €
5 km à 10 km 2,1 100 et 110 km 22,8
10 km et 20 km 4,2 110 et 120 km 24,9
20 km et 30 km 6,2 120 et 130 km 27,0
30 km et 40 km 8,3 130 et 140 km 29,1
40 km et 50 km 10,4 140 et 150 km 31,1
50 km et 60 km 12,5 150 et 160 km 33,2
60 km et 70 km 14,5 160 et 170 km 35,3
70 km et 80 km 16,6 170 et 180 km 37,4
80 km et 90 km 18,7 180 et 190 km 39,4
90 km et 100 km 20,8 190 et 200 km 41,5

Cas particulier des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie individuelle. 

Les frais de transport domicile/lieu de travail

Utilisation des transports en commun
La prise en charge obligatoire du coût des titres de transport

(Paris = loi N° 82-684 du 4 août 1982 puis Ile de France = décret N° 91-57 du 16 janvier 1991) peut être déduite de l’assiette des cotisations .

Rien ne s’oppose à ce que l’employeur prenne en charge la fraction du coût de l’abonnement supérieur à la fraction légale (voire la totalité), dans la limite des frais réellement engagés (justificatifs).

La prise en charge totale ou partielle des titres de transport des salariés de province pour couvrir les frais réellement engagés à l’occasion du transport domicile – travail (loi n° 2000-1208 du 13 décembre 2000) dans la limite des frais réellement engagés (justificatifs).

La prise en charge des frais de transport réellement engagés par le salarié lorsque ce dernier travaille dans une autre région que celle où il réside sauf si l’éloignement de la résidence du salarié relève de convenances personnelles (voir définition dans le chapitre Indemnités de grands déplacements). 

Utilisation du véhicule personnel
L’indemnité forfaitaire kilométrique est réputée utilisée conformément à son objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiées par l’administration fiscale, lorsque l’utilisation du véhicule personnel est une nécessité absolue pour se rendre du domicile au lieu de travail (elle ne doit pas relever de la convenance personnelle). 

  • lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles pendant la journée , 
  • lorsque le salarié ne peut utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi ou l’est dans des conditions incommodes, soit en raison de conditions d’horaires particuliers de travail.

Lorsque la résidence est éloignée du lieu de travail (pas de définition) : déduction autorisée sauf convenance professionnelle.

Si convenance personnelle, la prise en charge ne peut être exonérée qu’à concurrence du tarif transport en commun le plus économique. 

Versement de la prime de transport de 4 Euros.
Le versement de cette prime (instituée en région parisienne et en province par l’arrêté du 28 septembre 1948, anciennement 23 F) sans justificatif est exonéré de cotisations sauf si le salarié est logé sur son lieu de travail ou à proximité (le recours à un moyen de transport quelconque n’apparaît pas justifiée).

En cas de cumul de cette prime avec une prise en charge des frais réels, l’exonération est plafonnée au montant des frais réellement engagés. 

Indemnité de bicyclette et de vélomoteur
Elles ne sont pas soumises à cotisations si elles sont utilisées conformément à leur objet. 

Les allocations forfaitaires de grand déplacement

Grand déplacement : deux conditions doivent être remplies = + 50 kms (aller) et plus d’1 H ½ de trajet par les transports en commun (aller), ou dès lors qu’il est empêché de regagner son domicile en fin de journée pour des circonstances de fait.

Versement des allocations forfaitaires limité à des déplacements dont la durée n’excède pas 3 mois de date à date. La durée de déplacement sur un même chantier ou site s’entend de la durée d’affectation. Il ne s’agit pas de la durée passée à l’étranger.

Cette durée d'affectation doit comprendre les interruptions pour retours(s) au domicile, et, le cas échéant, les périodes de suspension du contrat de travail avec ou sans versement de la rémunération (maladie, congés…).

Métropole : 15 € par repas + 40 € par jour pour les dépenses supplémentaires d’hébergement et de petit déjeuner (+ 54 € à Paris, 92, 93 et 94).

Grands déplacements de plus de 3 mois et de moins de 2 ans :
- 15 % à partir du premier jour du quatrième mois.

Grands déplacements de plus de 2 ans et de moins de 6 ans :
- 30 % à partir du premier jour du vingt cinquième mois.

Ces abattements s’appliquent aux montants nourriture et aux montants logement et petit déjeuner en métropole, aux montants repas et logement dans les DOM TOM et à l’étranger.

Au-delà de 6 ans, l’employeur peut continuer à rembourser les frais de grand déplacement (sous réserve de prouver que le salarié demeure dans cette situation), mais uniquement sur la base des dépenses réellement justifiées.

C/ Abattements supplémentaires professionnels

Les professions prévues à l’article 5 de l’annexe 4 du CGI, dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000, peuvent bénéficier d’une déduction forfaitaire spécifique calculée selon les taux fixés dans la limite de 7 600 Euros par année civile. Ce montant ne donnera pas lieu à revalorisation, mais n’a pas à être proratisé en cas de temps partiel.

Elle est liée à l’activité professionnelle du salarié, et non à l’activité générale de l’entreprise :

- si plusieurs professions exercées, considérer séparément les revenus tirés de chaque activité, et leur appliquer le régime qui leur est propre.

- Multi-employeurs : Principe = la limite de 7 600 E s’applique par salarié.

Mais question/réponse : Pour des raisons de simplicité, la limite de 7 600 Euros peut être appréciée par chaque employeur. Cette tolérance peut être remise en cause en cas d’abus manifeste (idem si embauche en cours d’année).

- Exclusion de mandataires sociaux, sauf si contrat de travail distinct pour activité professionnelle spécifique (et uniquement pour la rémunération s’y rapportant.

Artistes dramatiques, lyriques, cinématographiques ou chorégraphiques : 25 %

Artistes musiciens, choristes, chef d’orchestre, régisseurs de théâtre : 20 %.

Ouvriers du bâtiment visés aux paragraphes 1er et 2 de l’article 1er du décret du 17 novembre 1936, à l’exclusion de ceux qui travaillent en usine ou en atelier : 10 %

Voyageurs, représentants et placier de commerce ou d’industrie : 30 %.

Ouvriers du bâtiment visés aux paragraphes 1 et 2 de l’article 1 du décret : 10 %.

Modalités d’application

L’employeur peut opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lorsqu’une convention ou un accord collectif l’a explicitement prévu, ou lorsque le comité d’entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord. A défaut de possibilité d’un tel accord, il appartiendra à chaque salarié d’accepter ou non cette option à l’occasion d’une consultation organisée par l’employeur.

Cette position pourra figurer dans le contrat de travail ou dans un avenant, ou résulter d’une procédure consistant à informer chaque salarié par lettre recommandée avec AR de ce dispositif, et de ses conséquences sur la validation de ses droits avec coupon réponse d’accord ou de refus. Cette consultation vaut accord définitif du salarié.

Telle est la rédaction de la circulaire qui pouvait laisser supposer que la position du salarié (accord ou refus) était définitive.

Une question/réponse a précisé que le salarié peut toujours réviser sa décision en adressant un courrier à l’employeur, mais uniquement pour l’année à venir, et non pour l’année en cours (le courrier doit donc être adressé avant le 31 décembre de l’année en cours).

De même, les parties des accords collectifs peuvent réformer leur position, mais uniquement pour l’année à venir, et non pour l’année en cours (la décision doit donc être prise avant le 31 décembre de l’année en cours).

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels est un avantage particulier qui n’est pas acquis de plein droit. Il appartient à l’employeur de revendiquer le bénéfice de façon expresse, et non équivoque (sauf refus du salarié ou des représentants des salariés).

Ce droit d’option peut être révisé par l’employeur chaque année.

La circulaire précise même qu’en pratique, c’est lors de l’établissement de la DADS que l’option est définitivement prise.

Elle introduit, pour le droit d’option, une possibilité de rétroactivité sur l’année écoulée.

Il semble irréaliste q’un employeur qui ait opté pour la déduction forfaitaire et recueilli l’accord des salariés, change d’avis avec effet rétroactif.

En revanche, cet effet rétroactif peut être intéressant pour un employeur qui n’a pas opté et souhaiterait le faire : Ainsi, il peut organiser une consultation lors du dernier trimestre 2003 pour opter pour la déduction forfaitaire soit pour 2004, soit pour 2003 et 2004.

C’est l’employeur qui décide d’opter ou non :
Si NON : à Fin (les représentants du personnel n’y peuvent rien)
Si OUI : à cette option est prévue par une convention ou un accord collectif : s’impose à tous les salariés ; 
-  cette option n’est pas prévue par une convention ou un accord collectif, et il existe un CE ou des délégués du personnel : 
-  accord du CE ou des DP : s’impose à tous les salariés 
- opposition du CE ou des DP : s’impose à tous les salariés 
-  cette option n’est pas prévue par une convention ou un accord collectif, et il n’existe pas de CE ou de délégués du personnel (entreprise non concernée ou PV de carence) 
- consulter individuellement des salariés qui peuvent accepter ou refuser.

ATTENTION : Il pouvait subsister un doute sur le fait qu’une consultation pouvait être organisée à défaut de CE ou de DP ou à défaut d’accord du CE ou des DP. La réponse que nous avons obtenue est claire : en cas d’opposition du CE ou des DP*, l’employeur ne peut organiser de consultation et s’il le fait, et applique la déduction aux salariés ayant répondu favorablement, il s’expose à la réintégration.

Attention, pour les entreprises de 11 salariés au moins : 
-  l’oubli d’organisation des élections des DP peut avoir les mêmes conséquences en invalidant la consultation organisée !!!

Lorsque l’employeur n’opte pas, ou lorsqu’il opte pour les salariés qui refusent, la déduction ne s’applique pas et il y a lieu d’exclure les remboursements de frais professionnels de l’assiette des cotisations sociales selon la règle générale.

Quand l’employeur opte avec accord des représentants des salariés ou des salariés en leur absence, le taux de déduction est appliqué au montant global des rémunérations, y compris les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires) et les avantages en nature.

Néanmoins, l’assiette de calcul des cotisations ne peut être inférieure au Smic en vigueur. L’application de la déduction forfaitaire ne peut avoir pour effet de la faire descendre sous ce montant : elle est, en quelque sorte, limitée. Dans tous les cas où la garantie de rémunération prévue par l’article 32 de la loi 2000-37 du 19 janvier 2000 s’applique (GMR 35 heures), l’assiette minimum des cotisations doit être majorée d’autant.

Exceptions au non-cumul :
Principe : pas de cumul entre déduction forfaitaire et exclusion de l’assiette des cotisations des remboursements de frais, à moins qu’il n’en ait été disposé autrement en matière fiscale avant le 1er janvier 2001.

Liste strictement limitative des exceptions admises : 

La prise en charge obligatoire du coût des titres de transport par les employeurs d’Ile de France, et 50 % de la prise en charge totale ou partielle de l’abonnement mensuel par les employeurs de province, de même que la prime de transport de 4 Euros. 

La cotisation patronale l’acquisition de titres restaurant dans la limite de 4,6 Euros, et lorsqu’elle est comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre.

Il a été précisé, dans une question/réponse, que lorsque l’employeur paye directement au restaurateur le prix du repas du salarié, la réintégration de cette prise en charge peut être négligée. 

Les indemnités de grands déplacements allouées aux ouvriers du bâtiment ; 

Les indemnités journalières de «défraiement» versées aux artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques, ainsi qu’aux régisseurs de théâtre, qui participent à des tournées théâtrales ; 
Les allocations de «saison» allouées au artistes, musiciens, chefs d’orchestre et autres travailleurs du spectacle qui sont engagés par les casinos, théâtres municipaux, ou bénéficiant de subventions des collectivités territoriales pendant la durée de la saison, ainsi que le cas échéant les remboursements de leurs frais de déplacement (y compris répétition dans le cadre de la saison ; 

Les allocations et remboursements de frais professionnels des journalistes professionnels.

Les frais d’entreprise

Définition : l’employeur peut être conduit à rembourser des dépenses engagées par le salarié sans qu’il s’agisse pour autant d’une indemnisation de frais professionnels, ou à mettre à sa disposition des biens ou services sans qu’il s’agissent pour autant d’un avantage en nature.

Il s’agit de la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise, et non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié.

Ces frais, exclus de l’assiette des cotisations correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise, doivent remplir simultanément trois critères : 

Caractère exceptionnel ; 
Intérêt de l’entreprise ; 
Etre exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

Les dépenses doivent être justifiées par : 
L’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ; 
La mise en œuvre des techniques de Direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ; 
Le développement de la politique commerciale de l’entreprise,.

Sont considérés comme des frais d’entreprise : 

les dépenses engagées par le salarié ou prise en charge directement par l’employeur ; 

à l’occasion des repas d’affaires, dûment justifiés sauf abus manifeste ; 

à l’occasion d’une formation prévue dans le plan de formation de l’entreprise (frais de déplacement et de séjour) 

à l’occasion de voyages d’affaires, voyages de stimulation, séminaires. Ces voyages devront être caractérisés par l’organisation et la mise en œuvre d’un programme de travail, et l’existence de sujétions pour le salarié (et la participation à ces voyages ne doit pas correspondre à l’exercice normal de sa profession. Les voyages d’agrément (ne répondant pas à cette définition) constituent des éléments de rémunération.

De même, lorsque le voyage est payé par l’employeur pour la famille, il ne peut être considéré comme un frais d’entreprise.

Les dépenses engagées par le salarié : 
pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l’entreprise, alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ; 

en vue de l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle en vue de la promotion de l’entreprise.

L’avantage procuré au salarié eu égard à sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise (réceptions, cocktails…) alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas.

La mise à disposition de vêtements de travail :
Relèvent des frais d’entreprise les dépenses se traduisant par un remboursement de l’employeur ou par la fourniture gratuite de vêtements : 

qui répondent aux critères de vêtements de protection individuelle au sens de l’article R 233-1 du Code du Travail ; 

de coupe ou de couleur (uniforme notamment) fixées par l’entreprise, spécifiques à une profession, qui répondent à un objectif de salubrité, de sécurité, ou concourent à la démarche commerciale de l’entreprise.

Ces vêtements doivent rester la propriété de l’entreprise, et leur port doit être obligatoire en vertu d’une disposition conventionnelle individuelle collective (preuve et démonstration à charge de l’employeur).

Les frais d’entretien de ces vêtements sont également des frais d’entreprise.
 
Plan du site | Mentions légales ACTEVA Cabinet COUDENC - 11 rue Jean Rodier - 31400 TOULOUSE