Parmi toutes les fonctions que le gérant d'une SARL doit assumer, il en est une dont on fait rarement grand cas : c'est celle d'archiviste de sa société. Elle n'en reste pas moins très importante. Le Gérant qui n'y prêterait pas suffisamment attention pourrait très bien sa responsabilité personnelle engagée, et les sanctions encourues peuvent être sévères.

Bien sûr, dès qu'on parle de conservation des archives, tout le monde pense immédiatement au contrôle fiscal. Il est vrai que les manquements relatifs au droit de communication des documents comptables sont sanctionnés par des amendes importantes (de 20 000 F. à 50 000 F.), sans compter la taxation d'office.

Mais le fisc n'est pas le seul à être intransigeant dans ce domaine. L'URSSAF prévoit également que le défaut d'archivage peut être considéré comme un obstacle au contrôle, et peut entraîner une peine d'amende personnelle pouvant aller jusqu'à 40 000 F.

Sans oublier enfin, les dispositions de la loi sur le traitement des difficultés des entreprises, selon lesquelles les gérants qui n'ont pas conservé les documents de leur société, peuvent être déclarés coupables de banqueroute.

Documents à conserver

Dans l'ensemble, doivent être conservés tous les documents comptables, salariaux, fiscaux, sociaux, commerciaux ou juridiques émis ou reçus par la société (y compris les simples courriers, les bons de commande ou de livraison, etc……).

Tous ces documents doivent en principe être conservés sous leur forme originelle. Néanmoins, il est admis qu'ils le soient sur disques magnétiques, ou sous forme de bandes magnétiques ou de microfilms, mais à condition dans ces cas, que ce soit la copie intégrale du document qui soit conservée et que cette copie puisse être restituée sur papier sous sa forme originelle.

Délais de conservation

Le tableau ci-dessous vous indique les délais minima de conservation des principaux documents de votre société. A noter que, dans certains cas, plusieurs délais peuvent s'appliquer à un même document ; par exemple, le fisc prévoit que les documents comptables doivent être conservés pendant au minimum 6 ans, alors que le code du commerce prévoit pour les mêmes documents un délai minimum de 10 ans. Pour ces cas particuliers, le tableau ci-dessous ne retient que le délai le plus long.

Nature du document	Délais minima
Registres et pièces comptables
Livre-journal, grand livre, livre d'inventaire	10 ans (1)
Factures et autres pièces comptables	10 ans (2)
Documents bancaires (relevés de comptes, talons de chèques, etc)	10 ans
Bons de commande, bons de livraison	10 ans
Documents commerciaux
Tous courriers (reçus et envoyés)	10 ans
Tous contrats commerciaux	10 ans
Documents établis pour le transport des marchandises	10 ans
Contrats d'acquisition ou de cessions de biens immobiliers	30 ans
Documents relatifs au personnel
Livres de paie (coté ou paraphé) et registre du personnel	5 ans (1)
Documents concernant les salaires (bulletins de paie etc)	5 ans
Documents relatifs aux charges sociales	3 ans
Documents juridiques
Statuts de la société	30 ans (3)
Pièces modificatives des statuts	30 ans (4)
Registres des procès-verbaux d'assemblée (coté et paraphé)	30 ans (3)
Feuilles de présence et pouvoirs	3 ans
Rapports du Gérant ou des commissaires aux comptes	3 ans
Comptes annuels	10 ans

(1) à partir de la clôture du livre ou du registre
(2) à partir de la date de clôture de l'exercice comptable
(3) à compter de la date de dissolution de la société
(4) à compter de la date où l'acte cesse de produire ses effets